Tutorial Input Data Menggunakan Fungsi Validasi Data Dan Fungsi Vlookup

Microsoft Excel sebagai software spreadsheet seringkali digunakan di perkantoran sebagai alat bantu perhitungan data. Aksesibilitas software ini cukup tinggi, disertai dukungan berbagai macam feature yang membuat Microsoft Excel lebih unggul dibanding software spreadsheet sejenis. Kemudahan penggunaan software ini menjadikan excel favorit di kegiatan perkantoran ataupun pembelajaran. Kesulitan yang timbul lebih sering diakibatkan oleh subyektifitas pengguna, sebagai contoh; jika kita mengolah form data dengan data isian banyak tentu akan membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih untuk dapat menyelesaikan form data tersebut padahal excel menyediakan fungsi – fungsi instan yang mudah digunakan.
Untuk itu dalam tutorial ini kita akan belajar menggunakan fungsi data validation dan fungsi VLOOKUP untuk menginput data dengan jumlah yang banyak. Berikut langkah – langkah penyelesaiannya.
buatlah tabel data, seperti berikut ;

                                              Gambar.1. Tabel data input Gaji Karyawan

Kita akan mengisi data jabatan dari gambar di atas, dengan data – data berupa ; Manager, Asisten Manager, Kepala Seksi, Staf, dan Office Boy. Untuk mengisi data – data tersebut kita akan menggunakan fungsi data validation. Berikut caranya :

Buatlah data pada sheet2, seperti berikut :
• Klik sheet2 pada toolbar sheet seperti berikut ;

                 Gambar 3. Data Jabatan

• Lalu seleksi data – data di atas, karena kita akan melakukan formulasi dengan cara menentukan nama kelompok sel yang kita seleksi tadi.

                                                        Gambar 4. Dialog Define Name

• Kemudian akan muncul dialog New Name, seperti berikut :

Kemudian kita akan menggunakan validasi data utnuk mengisi data secara mudah, berikut langkah – langkahnya :
• pilih data yang akan kita validasi lalu pilih tab Data, lalu pilih Data Validation (gambar 6 dan 7)

Gambar 6. Sumber Data Validasi

Gambar 7. Toolbar Data Validation

Maka akan muncul dialog berikut ;

Gambar 8. Dialog menu data validation
• Pilih list pada sub menu validation criteria dan isilah source dengan name=JABATAN
• Klik ok, maka tampilan data akan berubah seperti berikut ;

• Lengkapi isian data hingga hasil ahir seperti berikut ;

Gambar 10. Tampilan Ahir Jabatan

Selain dari mengisi kolom jabatan, kita juga akan mengisi kolom gaji dengan data – data sebagai berikut : jabatan manager jumlah gaji = 3 juta, asisten manager = 2,5 juta, kepala seksi = 1,8 juta, staf = 1,2 juta, Ofiice Boy = 800 ribu. Langkah – langkah pengerjaannya seperti berikut ;
Buatlah data pada sheet2, seperti berikut :
• Klik sheet2 pada toolbar sheet seperti berikut ;

Gambar 11. Sheet2

• Lalu isikan data seperti berikut :



• Lalu kita kembali pada sheet1, tempatkan kursor pada kolom pertama di bawah judul Gaji. Kita akan melakukan otomatisasi data menggunakan fungsi VLOOKUP, seperti berikut ;

Gambar 13. Tabel isian data gaji karyawan

• Kemudian ketik =VLOOKUP(C5;Sheet2!$A$4:$B$8;2;FALSE)
• Kopikan sel D5 tersebut ke seluruh kolom sampai kolom D14
• Dengan begitu kita akan mendapati data – data seperti berikut ;

Gambar 14. Tabel data gaji karyawan

Ubah Number Format dari kolom gaji dengan cara pilih tab menu, pilih
Pilih currency, atur menjadi simbol Rp.
Berikut hasil ahir dari tampilan data gaji karyawan.

Gambar 15. Tabel data gaji karyawan lengkap